קצת רקע
חובת הדיווח של נתוני הפרשות הפנסיוניות למוצרי החיסכון (ביטוח, פנסיה, תגמולים והשתלמות) באופן ממוכן ובפורמט דיווח אחיד, מהווה לא רק מהפכה טכנולוגית בדבר אופן הדיווח אלא גם שינוי מהותי במיקומו של המעסיק ובאחריותו בכל מה שקשור לתחום ההפרשות הפנסיוניות של עובדיו.
מצד אחד, מגדירות התקנות החדשות באופן חד משמעי את אחריות המעסיק לתהליכי החישוב, הדיווח והבקרה , אך מצד שני הן מסירות מהמעסיק את רוב האחריות ואת הזכאות למעורבות פעילה בבחירת המוצר הפנסיוני של העובד.
בחירת המוצר (קרן הפנסיה, ביטוח המנהלים או קרן ההשתלמות) תעשה על ידי העובד באופן ישיר או בעזרת איש מקצוע (סוכן או יועץ פנסיוני) אשר יבחר על ידו. המעסיק, רשאי להציע סוכן מומלץ אולם זאת ללא כל מחויבות של העובד וללא כל התניה, הגבלה או הטבה מצד המעסיק או הסוכן.
אז מהן ההנחיות החדשות למעסיק בכל הקשור לדיווח הפנסיוני?
התקנות החדשות מגדירות למעשה את כל תהליך הדיווח החודשי אשר צריך לבצע המעסיק בכל הקשור להפרשות הפנסיוניות של עובדיו: תכניות פנסיה, ביטוחי מנהלים וקרנות השתלמות.
תקנות הדיווח חלות כבר היום על כל מעסיק אשר לו מעל 50 עובדים והחל מ-1 לפברואר 2018 יחויבו יתר המעסיקים במשק בעמידה בכללי הדיווח החדשים.
מה מגדירות התקנות החדשות?
- מעבר לדיווח ב"ממשק אחיד": על המעסיק לדווח את רשימת ההפרשות בפורמט שנקרא "ממשק אחיד". הכוונה לקובץ המועבר במבנה אחיד המחייב את כלל השוק ואשר הוגדר על ידי רשות שוק ההון, ביטוח וחיסכון. כחלק מאותו מבנה מגדיר המחוקק בנוסף כי יש לדווח גם על שינויי סטטוס של עובדים (הפסקת עבודה זמנית או קבועה של עובד), להעביר באמצעותו דיווחים מתקנים, בקשות לביטול הפקדות והחזרים כספיים. בנוסף, באמצעות הממשק יש להעביר גם דיווח לגבי הפקדות/העברות כספים שבוצעו בפועל (למשל ציון פרטי צ'ק או העברה בנקאית).
- בקרות: באחריות המעסיק לבצע בקרה על קבלת הרשימות ורישום הזכויות על ידי גופי הפנסיה והביטוח, כמו גם הטיפול ברשימות שגויות.
- דיגיטליות: את הדיווח חייב המעסיק להעביר באופן דיגיטלי ומאובטח ובאמצעות טכנולוגיה מתאימה להעברת קבצים.
- צד ג': התקנות מקלות על המעסיק ומאפשרות לו לייפות את כוחו של צד ג' לביצוע תהליכי הדיווח והבקרה בשמו.
אז איך נערכים?
ראשית, חשוב לדעת: כיום כל מערכות השכר בישראל ערוכות להפקת קבצי הדיווח החדשים ורובן מאפשרות למעסיק לצרף לקבצים את הנתונים הנוספים הנדרשים עפ"י הוראות החוק, לרבות דיווח על הפסקות עבודה, דיווח על אופן העברת הכספים לקופות ודיווחים שלילים ומתקנים. ולכן, במידה והמעסיק עובד עם תוכנת שכר עליו לוודא מולה כי קובץ השכר המתקבל הוא אכן במבנה החדש והתקין.
לאחר שיש בידי המעסיק קובץ במבנה "הממשק האחיד" יהיה עליו להעבירו לחברות הפנסיה והביטוח הרלוונטיות, לוודא קבלת הנתונים וכן לבצע בקרות ותיקונים נדרשים עד השלמת הדיווח באופן תקין וקליטת כל התנועות.
שלב זה הנו שלב מורכב יותר אשר מחייב מהמעסיק לא מעט עבודה הכרוכה בעיקרה בקבלת היזונים חוזרים מקרנות הפנסיה וחברות הביטוח, פירושם, תיקון התנועות הדורשות תיקון, שליחת דיווחים מתקנים ועוד. תהליך זה עלול להתארך בכל חודש ולגבות מהמעסיק לא מעט שעות עבודה ומשאבים.
יש כיום לא מעט מעסיקים שהבינו כי בכדי לעמוד במחויבותם החוקית עליהם לרכוש שירות זה מגורם חיצוני, אשר ייצג אותם בתהליך הדיווח ויוריד מהם את "כאב הראש" הכרוך בתהליכי העבודה החדשים.
באופן טבעי, עלויות השירות גדלות ככל שהיקף השירות והפעילות המבוצעת על ידי ובאחריות הגורם המייצג/מתפעל גדולות יותר.
אנחנו ב"שקט שלך" מציעים כיום למעסיקים אשר עובדים עמנו שירות תפעול פנסיוני מלא של כל תהליך הדיווח, כאשר השלב הראשון הנו שידור הקובץ לחברות המנהלות ובהמשך ביצוע כל מלאכת הבקרה והתיקון. זוהי מלאכה מורכבת וסיזיפית לעיתים, הדורשת פירוש של ההיזונים החוזרים המתקבלים ביחס לדיווחים, קשר טלפוני עם חברות הפנסיה והביטוח, ביצוע תיקונים ושליחה מחודשת, עד לקליטה תקינה ומדויקת של כלל הדיווחים ו"ניקוי השולחן" ברמה החודשית.
השירות שאנו מציעים למעסיק הנו פתרון פשוט לנושא מורכב – אנו מורידים מהמעסיק את הצורך להתעסק בנושא, תוך שהוא יכול להיות סמוך ובטוח כי הוא עומד במסגרת החוק.