לאחר שידור הדיווח לחברות הפנסיה והביטוח סיים המעסיק או המייצג הפועל בשמו רק את השלב הראשון של פעילות הדיווח החודשית. בהתאם להוראות הרגולטור עוד ממתינה לו מלאכת בקרה על קליטה תקינה ומדויקת של הדיווח שהעביר לגוף המוסדי.
בקרה זו מושתתת למעשה על קבצים אותם שולחים, כתגובה לדיווח, גופי הפנסיה, הביטוח והגמל אל המעסיק או הפועל בשמו. קבצים אלו נקראים בשפה המקצועית "ממשק היזון חוזר ראשוני" ו"ממשק היזון חוזר מסכם".
ממשק היזון חוזר מסכם שוטף
ממשק היזון חוזר מסכם שוטף נשלח על ידי חברת הפנסיה/הביטוח תוך חמישה ימי עסקים ממועד קבלת הדיווח.
הממשק מכיל מידע ראשוני על סטטוס הקליטה של הדיווח הכספי וכן סטטוס של פיזור הכספים לחשבונות העובדים.
ההיזון החוזר נחלק לשלושת הסטטוסים הבאים:
- "נקלט" התנועה פוזרה ונרשמה בחשבון העובד.
- "בטיפול" התנועה עדיין לא נרשמה בחשבון העובד והיא בטיפול.
- "דחייה" התנועה לא נרשמה בחשבון העובד והטיפול בה נפסק.
לדיווחי סטטוס "בטיפול" ו"נדחה" מצרפת חברת הביטוח/פנסיה הסבר על סיבת הסטטוס, בקוד ובמלל חופשי המתאר את הבעיה. על המעסיק או הפועל בשמו לבחון את סיבת ההשהיה בטיפול או בדחייה המפורטת בהיזון החוזר, לרבות ליצור קשר על חברת הפנסיה/הביטוח במידת הצורך ולהבין האם נדרשת מצדו פעילות לתיקון המצב.
ממשק היזון מסכם שבועי/חודשי
אחת לשבוע, שולחת חברת הפנסיה/הביטוח אל המעסיק או אל המייצג של המעסיק ממשק היזון חוזר מסכם שבועי. מבנה הממשק הזה זהה למבנה ממשק היזון חוזר מסכם שוטף.
תכולת הממשק מתייחסת לכל דיווחי ההפקדות לעובדים אשר ההיזון החוזר המסכם האחרון שנשלח בגינם (היזון שוטף או היזון שבועי) היה עם סטטוס "להמשך טיפול". הדיווח מפרט את השינוי שחל בסטטוס הטיפול בתנועות אלו (נקלטו או נדחו) או משאיר אותן בסטטוס "להמשך טיפול" עד לדיווח הבא.
גם כאן המעסיק או הגוף המתפעל אותו המעסיק בחר צריך לפעול אל מול חברות הפנסיה ולהבין מה יש לתקן כדי שהכספים ישויכו לחשבונות העובדים.
מעסיק או מייצג שלו אשר לא עוקב אחר הגעתם הרציפה של קובצי היזון אילו מכל החברות אליהן נשלחו דיווחים, או שאינו ערוך לבדוק ולנתח את תכולתם, לא יכול לבצע בקרת סגירות לדיווחים שהועברו על ידי המוסדיים להמשך טיפול.
הכנסו לדף הבית למידע נוסף אודות תפעול פנסיוני